博雅论坛第十五讲-李允中谈时间与项目管理经验谈

北京大学新英格兰校友会理事李允中,日前应校友会的博雅论坛之邀,谈时间及项目管理,坦言专心,两分钟内能解决的事马上做等都有助益,但最重要的是问以结果为导向,问自己想要什么结果,知不知道有那些措施、步骤必须完成,才能达成结果。

李允中与妻子邱筠一起创办了Nexcelom生物医药公司,担任执行长。他坦然表示,自己在就业、创业这一路走来的过程中,也曾因时间管理不当,错过该开的会,该做的事,但他后来读到效率(productivity)顾问艾伦(David Allen)的《做成事情》(Getting Things Done)一书,学到被称为GTD的做法后,受益匪浅。

这天,李允中不仅建议出席者回去看GTD这本书,还事前买了许多本,在会场中当问答环节的赠品,希望能帮助更多人有效应用时间。

李允中指出,GTD的其中一项重点是强调人脑应尽量用在思考,而不是在记忆上。日常生活中,想到该做的事时,应该一想到,就记下来,这样脑子就可专心于思考如何把某件事做成,而不会时不时想起,某件事该做还没做。

李允中以“有那些事在该做事项清单上,但自己知道自己大概不会去做”这问题做开端,演绎GTD的搜集、处理、组织、检查、做等核心原则,强调先把各人脑里各种想做、该做、必须做的事情,收集起来,存放在一个记录设备上,而不是留在脑中。

列出该做事件清单(to-do list)后,应一次一项的处理,决定那些事情该马上做,委托别人做,或延期做。

李允中引述了艾伦的话,指出“如果你不适当关注应该注意的事,结果会花更多时间来处理那件事”。

李允中还介绍了处理与组织流程图,教人考虑怎么样把该做的事分门别类,设想每一个下一步行动,就容易整理出事情的优先顺序,并根据他的非正式调查,整理出可能最有用的时间管理做法,包括两分钟原则,列出待做事项清单,把可付诸行动项目和不可付诸行动项目分开来,制定一个收件箱,定期检查清单等等。